Gerichtere ondersteuning voor inwoners. SAS helpt overheden om ondersteuningsbehoeften te signaleren en uitkeringen sneller te verwerken.

In heel Nederland zijn gemeenten op zoek naar betere manieren om inwoners te ondersteunen bij steeds complexere hulpvragen op het gebied van sociale zorg, van mentale gezondheid en gezinsondersteuning tot schulden, werkloosheid en onzekerheid over huisvesting. Voor de gemeente Huizen lag de uitdaging niet alleen in het opvangen van de vraag naar ondersteuning, maar ook in het inzicht krijgen in waar inwoners het grootste risico liepen en hoe zij op het juiste moment de juiste ondersteuning konden krijgen

De gemeente Huizen verleent sociale dienstverlening aan haar eigen inwoners en aan inwoners van de omliggende gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren, een regio met ongeveer 70.000 inwoners. Jaarlijks verwerkt Huizen tussen de 3.500 en 4.000 aanvragen voor bijstandsuitkeringen en herbeoordelingen. Net als veel andere lokale overheden had de gemeente behoefte aan meer inzicht in de uitgaven aan sociale zorg, de vraag naar dienstverlening en de vraag of publieke middelen werden ingezet daar waar ze de grootste impact konden hebben.

"Met analytics kunnen we middelen efficiënter inzetten en financiering gericht toewijzen waar die het hardst nodig is"

Koen Buikema, Team Lead of Operations and Information Management Municipality of Huizen

Werken aan een meer datagedreven aanpak

Om beter inzicht te krijgen in deze uitdagingen vroeg Huizen Koen Buikema, teamleider Operations en Informatiemanagement, te onderzoeken hoe de gemeente meer datagedreven kon gaan werken.

Buikema en zijn team gingen op zoek naar manieren om beter te analyseren hoe de verschillende vormen van ondersteuning binnen de diverse programma’s werden aangeboden. Al snel liepen ze echter tegen obstakels aan. Gegevens waren verspreid over verschillende, niet goed op elkaar aansluitende systemen en de wisselende datakwaliteit maakte betrouwbare analyses lastig. Voordat de gemeente de voordelen van analytics optimaal kon benutten, was een stevigere datafundering en geavanceerdere technologie nodig. Daarom wendde Buikema zich tot SAS.

"Vanaf het allereerste kennismakingsgesprek ging er een compleet nieuwe wereld voor ons open", vertelt Buikema. "SAS beschikt over zoveel kennis en expertise op dit gebied."

Samen identificeerden Huizen en SAS vier prioritaire use cases om te onderzoeken hoe datagedreven besluitvorming de resultaten binnen de sociale dienstverlening kon verbeteren. Het werk bracht al snel een belangrijke uitdaging aan het licht: de onderliggende data van de gemeente was nog niet betrouwbaar genoeg om geavanceerde analytics op grote schaal toe te passen.

"De technologie liet ons direct zien waar de kwaliteit van onze data tekortschiet", zegt Buikema. Hoewel twee van de vier initiatieven aanvankelijk niet het gewenste resultaat opleverden, beschouwde Huizen deze ervaring als een belangrijke stap vooruit. De projecten brachten tekortkomingen in datakwaliteit, datagovernance en organisatorische processen aan het licht. Die moesten eerst worden aangepakt om een duurzame basis voor analytics te creëren.

"Wanneer iets niet werkt zoals verwacht, wordt veel duidelijker wat er nog nodig is om een datagedreven organisatie op te bouwen", zegt Buikema. "We hanteren een 'fail fast, learn fast'-aanpak. Zo kunnen we snel vaststellen welke hiaten we moeten dichten om data binnen de hele organisatie effectiever te benutten."

Gerichtere ondersteuning bieden

Een van de use cases die direct resultaat opleverde, was gericht op tekstanalyse. "We gebruikten SAS Visual Text Analytics op SAS Viya om onze beleidsplannen te vergelijken met documenten van inwoners die ondersteuning zoeken. Zo konden we zien of de ondersteuning die we bieden daadwerkelijk aansluit bij de vraag", legt Buikema uit. De resultaten zetten bestaande aannames aan het denken. "We ontdekten dat veel inwoners slechts beperkte financiële ondersteuning en een klein zetje in de rug nodig hebben om weer zelfstandig verder te kunnen."

In het verleden deed Huizen voor veel van deze situaties een beroep op zeer gespecialiseerde financiële experts. Nu kunnen lokale ondersteuningsteams veel van deze situaties rechtstreeks afhandelen, waardoor specialisten zich kunnen richten op complexere gevallen. "Met analytics kunnen we middelen efficiënter inzetten en financiering gericht toewijzen waar die het hardst nodig is", zegt Buikema.

Deze tool, geïmplementeerd door SAS en het in Rotterdam gevestigde Notilyze, een SAS-partner gespecialiseerd in managed analytics-diensten, helpt Huizen om sneller te reageren. De gemeente kan met hetzelfde aantal medewerkers meer werk verzetten, doordat zij efficiënter werken. De verwerkingstijd van een bijstandsaanvraag kan mogelijk worden teruggebracht van acht naar zes weken.

Een ander inzicht had betrekking op gezinnen met hoogbegaafde en/of autistische kinderen. "We ontdekten dat we algemene ondersteuning boden aan gezinnen die juist gespecialiseerde ondersteuning nodig hadden, en andersom", zegt Buikema. "Eén aanpak werkt niet voor iedereen; ondersteuning moet worden afgestemd op de individuele behoeften."

De basis versterken voor datagedreven dienstverlening

Voor Buikema was het belangrijkste resultaat het bredere inzicht dat het project binnen de organisatie heeft opgeleverd.

"SAS daagde ons uit om strategischer na te denken over wat we met data en analytics kunnen doen", zegt hij. "SAS heeft ons ook geholpen te begrijpen wat ervoor nodig is om meer datagedreven te worden. Welke standaarden heb je nodig voor datakwaliteit? Hoe organiseer je datagovernance? Wat komt er kijken bij het ontwikkelen van analytische modellen – en vervolgens bij het onderhouden daarvan in de loop der tijd? Deze eerste inzichten lieten zien hoe analytics zowel de efficiëntie als de passendheid van zorg en ondersteuning kan verbeteren."

Over Notilyze

Wij zijn Notilyze, een SAS®-partner met één doel: organisaties helpen met data-analyse en hen meer datagedreven en succesvoller maken. Ons doel is om data-analyse toegankelijk te maken voor elke afdeling en elk bedrijf. Dit doen wij door SAS® as a Service aan te bieden. Notilyze Cloud is de snelste oplossing om te starten met AI op SAS® Viya®. Daarnaast bieden wij IT-oplossingen om analytics goed te integreren in bestaande processen, evenals de expertise van onze SAS®-specialisten.